Berawal dari keprihatinan saya melihat suatu instansi yang di dalamnya memiliki subbag2, ada jurusan, ada ukm ada lkm, dll. Dimana tiap – tiap sub tersebut memiliki website sendiri – sendiri atau lebih tepatnya blog pribadi yang digunakan sebagai laman resmi untuk memberi informasi berkaitan dengan suatu sub bisa kita simulasikan seperti ini :
Fakultas memiliki situs -> www.fp.ub.ac.id
Jurusan BP memiliki situs -> bp.ub.ac.id
Jurusan Tanah memiliki situs -> tanah.ub.ac.id
Jurusan Sosek memiliki situs -> sosek.ub.ac.id
Jurusan HPT memiliki situ -> hpt.ub.ac.id
Subbag Akademik juga tidak ketinggalan membuat blog pribadi -> akademikfp.staff.ub.ac.id
Administrasi Jurusan juga punya situs pribadi yang digunakan untuk dinas -> wartabepe.staff.ub.ac.id
dst…
Padahal sudah jelas semua elemen itu merupakan bagian dari 1 institusi yaitu Fakultas Pertanian, akhirnya yang dibuat bingung siapa.? tentu stackholder kita yang bingung. Coba kita perhatikan contoh simpel dari percakapan berikut :
Mahasiswa : Pak, kalau mau lihat kalendar akademik di mana .?
Petugas Loket : Ya di website ada koq tinggal di download aja.!
Mahasiswa : website yang mana pak.?
Dari percakapan tersebut kita sudah bisa menyimpulkan bahwa terlalu banyak situs yg berdiri sendiri tidak terlalu bermanfaat. Kemudian adakah solusi yang bisa digunakan.? tentu saja ada, yaitu dengan menggunakan forum based.
Forum memungkinkan kita untuk mengelempokkan semua sub ke dalam 1 laman web, dengan beberapa fitur yang memungkinkan adanya interaksi dari stackholder dan administrator web. Administrator webnya pun bisa terdiri dari banyak orang yang berkepentingan di dalamnya. Fitur lainya juga adanya penanda posting terbaru dari masing – masing sub, fitur sticky yang bisa digunakan untuk memposting pengumuman yang sangat penting. Jadi jika stackholder ingin mendapatkan suatu informasi, yang bersangkutan cukup mengklik 1 laman website yang di dalamnya sudah tersedia semua informasi dari masing – masing sub bagian dari Fakultas Pertanian.